Checkliste Event Veranstaltung Party Weihnachtsfeier Löwen ...

✍ Vorbereitung (6-12 Monate vorher)

✍ Datum der Veranstaltung?

✍ Gibt es einen Ausweichtermin?

✍ Datum der Veranstaltung?

Gibt es einen Ausweichtermin?

✍ Budgetplanung

Was möchten Sie maximal ausgeben? Beachten Sie dabei, dass es immer zu unerwarteten Zusatzkosten kommen kann. Planen Sie also immer einen finanziellen Puffer ein.

✍ Gästeliste erstellen

Vor der Wahl des Veranstaltungsorts sollten Sie schon wissen, wie viele Gäste maximal teilnehmen werden.

✍ Legen Sie ein Motto fest

Was genau möchten Sie feiern? In welchem Stiel wollen Sie und die Gäste den Tag verbringen?

✍ Ort festlegen und buchen

Achten Sie hierbei immer auf das Thema der Veranstaltung.

✍ Einladungen erstellen und versenden

Selbst machen, oder professionell erstellen lassen?

✍ Detailliertes Veranstaltungskonzept erstellen

Was genau möchten Sie an diesem Tag mit Ihrem Fest vermitteln? Wer nimmt an der Organisation teil? Wissen Sie schon den groben Ablauf?

✍ Catering-Angebote einholen

Achten Sie hierbei ob Gäste anwesend sind, die bestimmte Nahrungsmittel aus religiösen, ethischen oder gesundheitlichen Gründen nicht zu sich nehmen. Ein Beispiel wäre eine Alternative zu Fleisch oder Gluten freie/Laktose freie Kost.

✍ Organisation

von Unterkunftsmöglichkeiten für Gäste falls benötigt
Buchen Sie erst, wenn Sie verbindliche Zusagen von Gästen haben.

✍ An Ausweichmöglichkeiten denken

Sie wollen im Freien feiern und es regnet, darauf sollten Sie vorbereitet sein. Wir empfehlen zusätzlich eine Allternativlocation im Innenraum, oder Zelte und Heizpilze für kalte Abende oder Tage.

✍ Gibt es Toiletten?

Nicht überall sind Toiletten vorhanden. Es gibt mobile Anbieter dafür.

✍ Gibt es Parkplätze?

Wo können die Gäste parken? Sind genügend Parkplät

✍ Fotograf auswählen

Sie wollen den Tag mit Sicherheit nicht damit verbringen, selbst Fotos zu schießen, deshalb ist es empfehlenswert, einen professionellen Fotografen zu engagieren. Holen Sie sich mehrere Angebote rein und achten Sie darauf, ob Druck und Bearbeitung im Preis inbegriffen sind.

✍ Rahmenprogramm organisieren

Musik ist bei Veranstaltungen ein wichtiger Bestandteil. Möchten Sie lieber einen DJ oder sich selbst um Musik kümmern? Soll es einen Moderator geben, der durch das Programm führt? Bei Firmenevents ist es wichtig, immer einen Zeitrahmen für Vorträge und Präsentationen einzuplanen.

✍ Dekoration

Wollen Sie selbst Hand anlegen oder eine Eventagentur nach Ihren Wünschen beauftragen? Die Dekoration sollte auch zur Art der Veranstaltung passen.

✍ Der Monat vor dem Event (3-6 Wochen vorher)

✍ Wegweiser organisieren

Ist der Ort schwer zu finden? Basteln Sie für Ihre Gäste Schilder, die Sie am Wegrand aufhängen. Wichtig: Fragen Sie vorher bei der Stadt um Erlaubnis!

✍ Sitzordnung klären

Machen Sie sich Gedanken, welcher Gast auf welchem Platz sitzen soll. Denken Sie hierbei an eventuelle Altersunterschiede und auch daran, dass Kinder an einem Platz sitzen sollten, von dem Sie schneller wieder aufstehen können.

✍ Tischkärtchen drucken lassen

Selber machen oder lieber drucken lassen?

✍ Als erster vor Ort sein

Sie wollen doch sicherlich nicht, dass Ihre Gäste auf Sie warten müssen. Seien Sie deshalb als Erster vor Ort und begrüßen Sie soweit möglich jeden Gast persönlich.

✍ Aufbau und Tische kontrollieren

Gehen Sie die Räumlichkeiten noch einmal kurz durch damit Sie sicher sein können, dass alles nach Ihren Vorstellungen aufgebaut und eingedeckt ist.

✍ Personal einweisen

Klären Sie vor Beginn der Veranstaltung nochmal was zu tun ist. So fühlt sich das Personal sicherer.

Genießen Sie den Tag!